Reglement VA Loopt Verenigingen – Vlaamse Ardennen Loopt

Reglement Vlaamse Ardennen Loopt

Home Reglement VA Loopt Verenigingen

Het start- en eindpunt van de loopevenementen liggen op grondgebied van de burensportdiensten Vlaamse Ardennen (dwz: Oudenaarde, Wortegem-Petegem, Ronse, Kluisbergen, Kruisem, Zwalm, Brakel, Maarkedal en Horebeke).
De deelnemende verenigingen dienen hun zetel te hebben op grondgebied van de burensportdiensten Vlaamse Ardennen (dwz: Oudenaarde, Wortegem-Petegem, Ronse, Kluisbergen, Kruisem, Zwalm, Brakel, Maarkedal en Horebeke).
De vereniging blijft volledig verantwoordelijk voor de organisatie van haar eigen loop, inclusief vergunningen, verzekering en veiligheid.
De vereniging is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van de datum van het evenement aan zijn/haar gemeentelijke sportdienst.
Gelijk welke vereniging die voldoet aan bovenstaande voorwaarden kan intekenen bij zijn gemeentelijke sportdienst om deel te nemen met 1 of meerdere evenementen aan Vlaamse Ardennen Loopt.
Het loopevenement vindt plaats binnen de afgesproken periode, van januari tot december van het lopende jaar.

Eenmalige gratis registratie van de deelnemers via website is noodzakelijk om deel te kunnen nemen aan Vlaamse Ardennen loopt.
We voorzien voor elke vereniging een QR-code om de mogelijkheid te geven te registreren op de dag van het loopevenement.
De vereniging verbindt zich ertoe de deelnemers aan te sporen zich te registreren voor Vlaamse Ardennen Loopt. De QR-code moet verplicht op een duidelijke zichtbare plaats aan de inschrijvingsbalie gepromoot worden.
De verenigingen dienen zelf een blanco Excel document, voor inschrijving van de deelnemers, aan te vragen bij hun plaatselijke sportdienst.
De verenigingen dienen na elk evenement, binnen de week na afloop van het evenement, de ingevulde deelnemerslijst in bij hun gemeentelijke sportdienst alsook de lijsten van de daginschrijvingen. Ze gebruiken hiervoor het door de organisatie Vlaamse Ardennen Loopt aangeleverde Excel document.

Om een correcte opvolging van Vlaamse Ardennen Loopt mogelijk te maken, bezorgt elke vereniging de excellijst met naam, voornaam en het e-mailadres van de deelnemers aan hun loopevent.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor doeleinden die rechtstreeks verband houden met de organisatie, opvolging en communicatie van Vlaamse Ardennen Loopt.
De organiserende vereniging informeert de deelnemers hierover bij de inschrijving en ziet erop toe dat deze gegevensoverdracht gebeurt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
Het bezorgen van deze gegevens is een voorwaarde voor deelname aan het project Vlaamse Ardennen Loopt.

De organisatie Vlaamse Ardennen Loopt voorziet een logo, website en visuele stijl. Dit aan te vragen in de gemeente waar de loop zal doorgaan.
Verenigingen verbinden zich ertoe dit logo te gebruiken in al hun communicatie omtrent hun loopevenement.
Alle gemeenten delen alle evenementen Vlaamse Ardennen Loopt, om zo te voorzien in een brede bovenlokale promotie, via social media en door het vermelden van het project Vlaamse Ardennen op hun gemeentelijke website.
Als vereniging dien je minstens 2 artikelen van het beschikbaar promo materiaal van de organisatie Vlaamse Ardennen Loopt op je evenement te plaatsen. Dit dien je aan te vragen in de gemeente waar de loop zal doorgaan. Volgende artikelen zijn voorzien: spanddoeken voor nadars, startboog, beachflags en herbruikbare bekers. Deze artikelen kunnen na aanvraag afgehaald worden op de sportdienst van Oudenaarde, Rodelos1.
Het materiaal wordt na afspraak afgehaald op de sportdienst van Oudenaarde Rodelos 1 en teruggebracht op maandagvoormiddag.
Bij verlies van bekers wordt 0.60€ per beker aangerekend.
De ontlener tekent een gebruiksovereenkomst bij het ontlenen van materiaal.

Prijzen voor de tombola bestaan uit looptickets van de loopverenigingen die deelnemen aan Vlaamse Ardennen Loopt
Elke vereniging voorziet 5 tickets per evenement. Afhankelijk van het aantal deelnemers kan dit aantal teruggeschroefd worden.
Winnaars van de tombola krijgen een ticket toegewezen voor een specifiek loopevenement.
Een individu kan maximaal drie tickets winnen.
De organisatie ziet toe op een eerlijk en transparant verloop van de tombola.
Tickets zijn enkel geldig voor de toegewezen editie van de loop.
De organisatie brengt de verenigingen op de hoogte van de winnende deelnemers.
De verenigingen verwittigen de winnende deelnemers.
Indien winnende deelnemer niet beschikbaar is voor die loop dient hij/zij de vereniging te verwittigen.
De tombolatrekking wordt uitgevoerd onder toezicht van de organisatie Vlaamse Ardennen Loopt op een vooraf bepaalde datum, na afloop van het huidige jaar. Deze tombola is eveneens een netwerkmoment voor alle deelnemende verenigingen.

Door deelname aan Vlaamse Ardennen Loopt verklaart elke deelnemende vereniging zich akkoord met dit reglement.
De organisatie behoudt zich het recht voor om het reglement aan te passen indien nodig.
De organisatie behoudt zich het recht voor om kleine aanpassingen door te voeren na overleg met de verenigingen.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisatie Vlaamse Ardennen Loopt.